MIEUX GÉRER VOS ARCHIVES

DIVERS, JURIDIQUE

Découvrez une nouvelle solution pour stocker vos archives sans papier sachant que les fichiers en « pdf » ne sont pas suffisants.

Combien de temps doit on garder les factures d’achats, de ventes et les relevés bancaires professionnels ? D’une façon générale 10 ans. Deux possibilités s’offrent alors à vous :

• Vous stockez 10 ans d’archives papier dans des boîtes,
• Vous numérisez tous vos documents au format pdf et vous les signez électroniquement pour vous débarrassez du papier.

Se débarrasser de la paperasse, c’est possible et voici comment s’y prendre : La solution pour gagner beaucoup de place réside donc dans cette fameuse signature électronique conforme à la norme RGS 1 . Qu’est-ce que c’est ? Comment ça se passe ? On vous va vous expliquer.

La première des choses à faire est d’acquérir un certificat électronique auprès d’une Autorité de Certification. C’est un fichier unique stocké sur votre ordinateur qui vous permet de signer vos fichiers numériques.

Sans rentrer dans les détails techniques… Retenez seulement que par le biais de cette autorité de certification et de ce certificat électronique fourni. Il sera possible de vérifier votre identité en consultant vos documents numériques signés, lors d’un contrôle par exemple.

Dès lors, lorsque vous recevrez un document papier, vous le scannerez en format pdf, puis le signerez numériquement. Les factures reçues par mail auront juste à être signées puisqu’elles sont déjà au format numérique (pdf). Et c’est tout ! Une fois un document numérique signé grâce au certificat que vous aurez obtenu, plus besoin d’en conserver une version papier. Le fisc et l’Urssaf accepteront vos documents numériques uniquement s’ils sont signés de cette façon, car un pdf à lui tout seul non signé numériquement n’est pas suffisant.

Appliquer une signature électronique est très simple, à titre d’exemple voici comment faire avec un logiciel de lecture des fichiers pdf des plus rependu (suivez ce lien).

A vous de choisir la solution qui vous convient le mieux. Conserver les versions papier ou acquérir un certificat électronique pour signer vos documents numérisés avant de les stocker dans un disque dur.

Bien entendu, quelle que soit la solution choisie, il faudra soit s’assurer de la bonne conservation des documents papiers, soit avoir une solution de sauvegarde efficace, pour une bonne dizaine d’années.

Par votre Expert Comptable
le 09/02/2024

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